KI in der Verwaltung
Verwaltungsinnovation für Beitragsgerechtigkeit, soziale Sicherheit und einen zukunftsfähigen Sozialstaat: Mit KI Beschäftigte unterstützen und die Sozialversicherung schützen
Veröffentlicht am 26. Jun 2024
In einem Leuchtturm-Projekt zur Modernisierung der Verwaltung mit Künstlicher Intelligenz (KI) fördert das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) die Entwicklung einer KI-Anwendung bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund). Sie soll die Mitarbeitenden des Betriebsprüfdienstes dabei unterstützen, die Korrektheit der Sozialabgaben von Unternehmen zu prüfen, die soziale Absicherung der Beschäftigten zu gewährleisten und so das Sozialversicherungssystem zu schützen.
Der Betriebsprüfdienst der DRV Bund stellt sicher, dass Sozialabgaben wie Renten-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung von den Arbeitgeber*innen zutreffend gezahlt werden und Arbeitnehmer*innen den korrekten Versicherungsschutz erhalten. Arbeitnehmer*innen können sich dadurch auf ihre soziale Absicherung im Fall von Arbeitslosigkeit, Krankheit und im Alter verlassen, Arbeitgeber*innen erhalten Unterstützung und profitieren von einer fairen Verteilung der Beiträge. Damit leisten die Beschäftigten der DRV Bund einen wesentlichen Beitrag für soziale Gerechtigkeit, zum Schutz des deutschen Sozialversicherungssystems und einen funktionierenden Sozialstaat. Wie wichtig die Arbeit des Betriebsprüfdienstes ist, zeigt sich ganz konkret an den jährlichen Nachforderungen im hohen dreistelligen Millionenbereich, die sich schon jetzt aus den regelmäßigen Prüfungen der Sozialabgaben der Arbeitgeber*innen ergeben.
Begrenzte Kapazitäten für zeitintensive Aufgaben, Fachkräftemangel und demografischer Wandel
Doch der Betriebsprüfdienst der DRV Bund steht vor drängenden Herausforderungen: Der gesetzliche Auftrag der DRV Bund sieht eine Prüfung der Sozialabgaben eines Unternehmens alle vier Jahre vor. Daraus ergeben sich rund 400.000 Prüfungen jährlich. Im Schnitt steht den etwa 1.500 Beschäftigten im Prüfdienst dabei weniger als ein Arbeitstag pro Betriebsprüfung zur Verfügung. Das ist zu wenig Zeit, um die Fülle an Prüfunterlagen, die für jeden Fall vorliegen, vollständig auf Unregelmäßigkeiten zu untersuchen. Die Prüfer*innen können daher nur Stichproben nehmen und müssen Schwerpunkte setzen. Altersbedingte Renteneintritte und der Fachkräftemangel werden diese Situation in den kommenden Jahren noch weiter verschärfen.
KI-Anwendung soll Prüfprozess gezielt unterstützen
Um die Beschäftigten der DRV Bund zu unterstützen und zu gewährleisten, dass die Prüfungen weiterhin mit hoher Qualität durchgeführt werden können, entwickelt die DRV Bund eine KI-Anwendung, die bei der Auswahl von Unternehmen für detaillierte Prüfungen hilft. Bislang entscheiden die Mitarbeitenden bei der Prüfung basierend auf ihren Erfahrungswerten selbstständig, wo sie stichprobenweise prüfen und welche Schwerpunkte sie dabei setzen.
Künftig soll die KI eine Vorauswahl treffen: Die Software scannt alle digitalen Unterlagen, sucht nach Mustern und stellt fest, welche Betriebe Auffälligkeiten vorweisen, z. B. ungewöhnlich hohe oder niedrige Beträge oder fehlende Nachweise. Außerdem kennzeichnet die KI, wo in den Unterlagen die Auffälligkeiten zu finden sind. Anhand dieser Informationen entscheiden die Beschäftigten im Prüfdienst, welche Fälle sie zügig bearbeiten können, weil keine Unregelmäßigkeiten vorliegen, und bei welchen schwierigeren Fällen sie die dadurch gewonnene Zeit für eine detailliertere Prüfung nutzen.
Die Unterstützung durch die KI steigert die Effizienz und die Effektivität des Prüfdienstes der DRV Bund. Dadurch hilft der KI-Einsatz bei der Abfederung des Fachkräftemangels, mit dem auch die DRV Bund, wie alle anderen Behörden der öffentlichen Verwaltung, schon heute konfrontiert ist und der sich zukünftig noch verstärken wird.
Nachhaltige KI-Einführung auf Basis der KI-Leitlinien
Im Projekt werden die „Selbstverpflichtenden Leitlinien für den KI-Einsatz in der Arbeits- und Sozialverwaltung“ angewendet und erprobt, an deren Entwicklung die DRV Bund im von der Abteilung Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft im BMAS koordinierten „Netzwerk KI in der Arbeits- und Sozialverwaltung“ beteiligt war. Die Leitlinien sollen gewährleisten, dass die Einführung eines KI-Systems die hohen Anforderungen an den Einsatz der Technologie in der Arbeits- und Sozialverwaltung erfüllt und menschenzentriert, verantwortungsvoll und diskriminierungsfrei erfolgt. Deshalb werden die Beschäftigten der DRV Bund von Anfang an eingebunden, um ihre Erfahrungen und Perspektiven in die Entwicklung des Systems einfließen zu lassen. Mitarbeitende des Prüfdienstes sind fester Bestandteil des Projektteams und beraten bei der Entwicklung der KI.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales fördert das Projekt bis Dezember 2024 mit insgesamt rund 1,8 Millionen Euro. Die Ergebnisse werden im Netzwerk KI in der Arbeits- und Sozialverwaltung auch mit anderen Trägern und Behörden geteilt.